Методическая копилка
14-11-2018

ПЕДАГОГИЧЕСКИЕ ИННОВАЦИИ

Тайм-менеджмент

Учитывая, в каком аврале живет педагог, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно важно. Развитый навык управления временем в разы повышает эффективность работы. Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца), чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные вопросы и проблемы.

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое. Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять всё время на потраченное с пользой, т. е. хорошее, и на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия, как «личная эффективность».

Альберти, итальянский писатель и ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

·                     Каждый день с утра составлять список дел.

·                     Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

Сначала следует определиться: действительно ли вам не хватает времени и как бы вы хотели распорядиться свободными минутами, часами и днями, если они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

·                     строгий учет времени;

·                     оптимизация временных ресурсов;

·                     планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);

·                     организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

К сведению

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Как управлять временем – 7 главных принципов

1. Планируйте свои действия.

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Четкий план действий всегда принесет реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план. Это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента:

·                     Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, ее не существует.

·                     Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25 %.

·                     Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

·                     Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

·                     Всегда оставляйте определенный резерв времени на форс-мажор — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи.

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать ее на более конкретные и локальные задачи.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART.

Согласно данному принципу цель должна быть

·                     конкретной (Specific);

·                     измеримой (Measurable);

·                     достижимой за определенный период (Attainable);

·                     актуальной или истинной (необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели) (Relevant);

·                     ограниченной во времени (Time-bound).

 Важно!

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – ее конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

3. Фиксируйте ваш план действий.

Каким образом лучше всего это сделать? Существует несколько рабочих инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Одним из таких методов является диаграмма Ганта.

В диаграмме Ганта указывают все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередностью выполнения.

Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объемные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

4. Расставляйте приоритеты.

Нужно своевременно и четко определить главную цель. Но главная задача – двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ АБВГД.

Способ АБВГД (ABCD)

«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т. д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоемкая и сложная.

Закон Парето

20 % наших усилий приносит нам 80 % результатов, а остальные 80 % наших усилий  – лишь 20 % результатов.

Таким образом наша задача – выявить эти 20 % наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Еще один инструмент для эффективной расстановки приоритетов – матрица Эйзенхауэра. Тут необходимо разделять все текущие дела на 4 категории:

  • срочные и важные– первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. (Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно. По-другому этот сектор матрицы называют «Сектор пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.);
  • важные, но не срочные– самый эффективный сектор матрицы. (Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, занимаетесь по настоящему важным.);
  • срочные, но не очень важные– могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. (Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.);
  • неважные и несрочныеможно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу:

Дела

Срочные дела

Несрочные дела

1

Важные дела

Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты

Планирование новых задач, налаживание отношений

2

Неважные дела

Деловые телефонные звонки, письма, совещания

Рутинная механическая работа, пожиратели времени

 

5. Фокусируйтесь на главном.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование – составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента.

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

7. Планируйте отдых.

Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Старайтесь использовать следующие элементы тайм-менеджмента:

· планирование дня;

· расстановка приоритетов (АБВГД);

· работа со списком задач.

Планирование времени упрощает деятельность педагога и помогает больше успевать.